O sistema de registro, eSocial foi criado pelo Governo Federal, para facilitar a administração empresarial das informações relativas aos colaboradores. Com a proposta de reduzir custos e o tempo na hora de executar obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhista.

O cronograma para a implantação do método de acordo com a Resolução do Comitê de eSocial nº02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, o prazo limite é sempre até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento.

As informações devem ser enviadas de forma eletrônica, com assinatura digital. Todas os dados ficam armazenadas no âmbito do eSocial, após a verificação, um protocolo de recebimento é gerado.

O não cumprimento das obrigações por parte das organizações, podem fazer com que a empresa tenha que pagar multas. Entender como funciona é fundamental para vida financeira da instituição.

Informações que devem ser fornecidas

A três tipos de informações que devem ser fornecidos no sistema: folhas de pagamento, eventos trabalhistas e informações tributárias assessorias. O reconhecimento de cada colaborador, dever ser feita através do cadastro da pessoa com ou sem vínculo empregatício, via NIS ou CPF.

Devem ser enviados informações detalhadas, incluindo comissões e gratificações, cargos, funções e os horário de serviço, os colaboradores devem informar sobre nota fiscal ou recibos emitidos pelos prestadores de serviço, sejam eles pessoas jurídicas ou física.

Envio dos arquivos

O primeiro passo, é o registro com todos os dados dos colaboradores – o cadastro é feito um a um das informações, em seguida são as informações da empresa. É necessário criar esse ambiente, com todos os colaboradores cadastrados, somente após o ambiente criado, poderá ser cadastrado os de mais eventos trabalhista diários, há obrigatoriedade em 13 arquivos, logo após a sua ocorrência ou registro:

• Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;
• Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);
• Alterações cadastrais ou contratuais;
• Acidentes de trabalho;
• Atestados de saúde;
• Aviso de férias;
• Afastamento temporário (saída e retorno);
• Condição diferenciada de trabalho;
• Estabilidade (CIPA, gestantes, entre outros);
• Aviso prévio (e cancelamento);
• Troca de atividade desempenhada;
• Desligamento; e
• Reintegração.

As informações relacionadas com os pagamentos feitos aos colaboradores ou aos prestadores de serviço também devem ser registradas.

Cronograma do eSocial

A Receita Federal levantou as principais dificuldade para reavaliar e ajustar o planejamento do novo sistema. A partir dessa constatação o órgão dividiu em quatro grupos diferentes o restante das empresas, sendo que cada um possui uma dará limita para a adequação ainda em 2019.

1º grupo

Organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões de reais no ano de 2016 têm prazo para adequar as informações do FGTS e GFIP até fevereiro de 2019 e do SST até o mês de julho desse mesmo ano.

2º Grupo

No caso de organizações que faturaram até R$ 78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional, plano de tributação diferenciado têm um prazo um pouco mais longo.

É preciso estar enviando os Periódicos até o dia 10 de janeiro, GFIP e FGTS até o mês de abril e SST apenas em janeiro de 2020, podendo se programar melhor.

3º Grupo

Quem opta pelo Simples Nacional também conta com um prazo um pouco mais estendido em relação à adequação ao novo sistema, bem como os empregadores pessoas físicas, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos.

Para todos eles os prazos se referem a entrega das Tabelas até o dia 10 de janeiro de 2019, os Não Periódicos até 10 de abril, Periódicos em julho desse ano, GFIP e FGTS apenas em outubro e o SST em julho de 2020.

4º Grupo

Por último e contando com maiores prazos de adaptação estão os órgãos públicos e organizações internacionais.

As Tabelas deverão ser entregues até janeiro de 2020 e o SST em janeiro de 2021, o restante dos documentos ainda não têm uma data específica e carecem de legislação.

Prós do sistema

Os trâmites burocráticos são simplificados e a digitalização da documentação é um passo para o futuro. O uso da plataforma por parte do governo, facilita a empresa disponibilizar as informações, assim poupar tempo e deixar o setor mais eficiente.

Contras

A dificuldade estará no momento de transição, pois algumas empresas ainda têm uma administração totalmente analógica.

Outro ponto será na última fase, a folha de pagamento será outro desafio as instituições que não possuem um Sistema de Gestão empresarial (ERP), mas aquelas que aderirem durante o processo também terão vantagens, como ferramentas inteligentes e assessoria.

É importante não deixar para a última hora, visto que, é obrigatória. Ao gestor responsável do cronograma de adaptação de cada organização, deve ficar atento aos prazos, assim evita que a fiscalização seja direcionada para a empresa e que sofra penalizações e multas.