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O que é eSocial e como funciona

O que é eSocial e como funciona
O que é eSocial e como funciona

O sistema de registro, eSocial foi criado pelo Governo Federal, para facilitar a administração empresarial das informações relativas aos colaboradores. Com a proposta de reduzir custos e o tempo na hora de executar obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhista.

O cronograma para a implantação do método de acordo com a Resolução do Comitê de eSocial nº02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, o prazo limite é sempre até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento.

As informações devem ser enviadas de forma eletrônica, com assinatura digital. Todas os dados ficam armazenadas no âmbito do eSocial, após a verificação, um protocolo de recebimento é gerado.

O não cumprimento das obrigações por parte das organizações, podem fazer com que a empresa tenha que pagar multas. Entender como funciona é fundamental para vida financeira da instituição.

 

Informações que devem ser fornecidas

 

A três tipos de informações que devem ser fornecidos no sistema: folhas de pagamento, eventos trabalhistas e informações tributárias assessorias. O reconhecimento de cada colaborador, dever ser feita através do cadastro da pessoa com ou sem vínculo empregatício, via NIS ou CPF.

Devem ser enviados informações detalhadas, incluindo comissões e gratificações, cargos, funções e os horário de serviço, os colaboradores devem informar sobre nota fiscal ou recibos emitidos pelos prestadores de serviço, sejam eles pessoas jurídicas ou física.

 

Envio dos arquivos

 

O primeiro passo, é o registro com todos os dados dos colaboradores – o cadastro é feito um a um das informações, em seguida são as informações da empresa. É necessário criar esse ambiente, com todos os colaboradores cadastrados, somente após o ambiente criado, poderá ser cadastrado os de mais eventos trabalhista diários, há obrigatoriedade em 13 arquivos, logo após a sua ocorrência ou registro:

  • Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;
  • Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);
  • Alterações cadastrais ou contratuais;
  • Acidentes de trabalho;
  • Atestados de saúde;
  • Aviso de férias;
  • Afastamento temporário (saída e retorno);
  • Condição diferenciada de trabalho;
  • Estabilidade (CIPA, gestantes, entre outros);
  • Aviso prévio (e cancelamento);
  • Troca de atividade desempenhada;
  • Desligamento; e
  • Reintegração.

As informações relacionadas com os pagamentos feitos aos colaboradores ou aos prestadores de serviço também devem ser registradas.

 

Cronograma do eSocial

A Receita Federal levantou as principais dificuldade para reavaliar e ajustar o planejamento do novo sistema. A partir dessa constatação o órgão dividiu em quatro grupos diferentes o restante das empresas, sendo que cada um possui uma dará limita para a adequação ainda em 2019.

 

1º grupo

Organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões de reais no ano de 2016 têm prazo para adequar as informações do FGTS e GFIP até fevereiro de 2019 e do SST até o mês de julho desse mesmo ano.

 

2º Grupo

No caso de organizações que faturaram até R$ 78 milhões em 2016 e não são optantes do Simples Nacional, plano de tributação diferenciado têm um prazo um pouco mais longo.

 

É preciso estar enviando os Periódicos até o dia 10 de janeiro, GFIP e FGTS até o mês de abril e SST apenas em janeiro de 2020, podendo se programar melhor.

 

3º Grupo

Quem opta pelo Simples Nacional também conta com um prazo um pouco mais estendido em relação à adequação ao novo sistema, bem como os empregadores pessoas físicas, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos.

 

Para todos eles os prazos se referem a entrega das Tabelas até o dia 10 de janeiro de 2019, os Não Periódicos até 10 de abril, Periódicos em julho desse ano, GFIP e FGTS apenas em outubro e o SST em julho de 2020.

 

4º Grupo

Por último e contando com maiores prazos de adaptação estão os órgãos públicos e organizações internacionais.

 

As Tabelas deverão ser entregues até janeiro de 2020 e o SST em janeiro de 2021, o restante dos documentos ainda não têm uma data específica e carecem de legislação.

 

Prós do sistema

Os trâmites burocráticos são simplificados e a digitalização da documentação é um passo para o futuro. O uso da plataforma por parte do governo, facilita a empresa disponibilizar as informações, assim poupar tempo e deixar o setor mais eficiente.

Contras

A dificuldade estará no momento de transição, pois algumas empresas ainda têm uma administração totalmente analógica.

Outro ponto será na última fase, a folha de pagamento será outro desafio as instituições que não possuem um Sistema de Gestão empresarial (ERP), mas aquelas que aderirem durante o processo também terão vantagens, como ferramentas inteligentes e assessoria.

É importante não deixar para a última hora, visto que, é obrigatória. Ao gestor responsável do cronograma de adaptação de cada organização, deve ficar atento aos prazos, assim evita que a fiscalização seja direcionada para a empresa e que sofra penalizações e multas.