Documentos digitais: 4 motivos para usar

Administrar uma empresa já não é uma tarefa muito fácil. Demanda tempo, dinheiro, espaço e paciência, principalmente no quesito documentação. São dezenas de documentos, recibos, notas e contratos que podem se perder facilmente  no dia-a-dia da sua empresa. Documentos digitais podem ser a solução.

Com o avanço tecnológico, muitas empresas passaram a trabalhar com documentos digitais. Ou seja, ao invés de acumular pilhas de pastas e papéis, você mantém tudo organizado e seguro no computador. Você certamente já perdeu horas procurando determinado documento, ou simplesmente não localizava algum documento. Pensando nisso, separamos alguns motivos para que você abrace essa nova realidade e mantenha seus registros no mundo  digital.

Economia de espaço físico

Sabe aquele armário de arquivos que ocupa parte da sua sala? Tudo pode caber em um único pen drive! Quando você organiza seus arquivos digitalmente, pode liberar muito espaço físico na sua empresa.

Mais segurança

Um arquivo digital é muito mais seguro do que em papel. Dura por tempo indeterminado e o acesso é muito mais restrito. Logo, apenas pessoas de sua confiança terão acesso. Diferente de um papel, que é mais vulnerável.

Compartilhamento rápido

Imagina que você precisa enviar um documento para um cliente do outro lado do país. Precisa arcar com o custo dos correios e o tempo de envio, ou enviar via faz. O que pode ser ainda mais complicado, já que poucas empresas ainda trabalham com fax hoje em dia. Quando seus documentos estão organizados digitalmente, basta enviar por e-mail.

É fácil para localizar

Você já deve ter passado longos minutos buscando por determinado documento em uma pilha de arquivo, certo? Se você mantém um esquema de organização digital basta usar o recurso de pesquisa do computador. Em segundos você encontrará seu documento!

Já está na hora de modernizar a sua empresa! Arquivar documentos digitalmente só vai trazer benefícios ao seu negócio. Dessa forma você poupa a dor de cabeça e foca no desenvolvimento da sua empresa.

 

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